Fachkräfte remote zu beschäftigen, ist ein inzwischen beliebtes Arbeitsmodell. Oft werden auch Arbeitnehmer aus dem Nicht-EU-Ausland, sogenannten Drittstaaten, von ihrem Heimatland aus für deutsche Firmen tätig, zum Beispiel im IT-Bereich. Was müssen Unternehmen in Deutschland dabei rechtlich und vertraglich beachten?
IT Fachkräfte aus Drittstaaten
Der englische Begriff „remote“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „fern“ oder „entfernt“. Remote-Mitarbeiter sind dementsprechend Arbeitskräfte, die außerhalb des Firmensitzes – aus der Ferne – für ein Unternehmen tätig werden. Remote Work ist prinzipiell in allen Berufen möglich, die keine physische Präsenz am Betriebssitz des Unternehmens erfordern.
Insbesondere bei im Ausland rekrutierten IT-Fachkräften gehen viele Firmen inzwischen so vor, dass sie diese Mitarbeiter gar nicht nach Deutschland holen, sondern remote in ihrem Heimatland arbeiten lassen. Häufig werden dabei auch Menschen aus dem Nicht-EU-Ausland (Drittstaaten) beschäftigt. Bei diesem Beschäftigungsmodell stellt sich die Frage, welche (arbeits-)rechtlichen Bestimmungen und Rahmenbedingungen zu beachten sind.
Arbeitsvertrag mit Remote IT-Mitarbeitern
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter aus Drittstaaten einstellen möchten, müssen Sie mit dem Arbeitnehmer einen (gültigen) Arbeitsvertrag abschließen. Dabei müssen Sie auch die rechtlichen Bestimmungen des Landes beachten, in dem der IT Remote-Mitarbeiter tätig ist. Deshalb kann es notwendig sein, dass Sie die von Ihnen verwendeten Musterarbeitsverträge an das jeweilige nationale Recht des Wohnsitzstaates des Mitarbeiters anpassen müssen.
Im Arbeitsvertrag sollten die wesentlichen Arbeitsbedingungen wie Arbeitsort, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub etc. geregelt werden. Es sollte also unbedingt auch der Standort angegeben werden, von dem aus der Remote-Mitarbeiter tätig wird. Zudem sollte vertraglich festgehalten werden, in welcher Währung der Lohn ausbezahlt wird. Wenn der Wohnsitzstaat des Remote-Mitarbeiters in einer anderen Zeitzone als Deutschland liegt, sollte auch eine Regelung zur zeitlichen Lage der Arbeitszeit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.
Arbeitsrechtlichen Bestimmungen
Grundsätzlich ist bei Remote Work das Arbeitsrecht des Landes anzuwenden, in dem die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird. Dies ist insbesondere wichtig im Hinblick auf einzuhaltende Höchstarbeitszeiten, Vergütung/Mindestlohn, Kündigungsschutz, Urlaubsansprüche und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
1. Ist Arbeitserlaubnis für Deutschland notwendig?
Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet. In manchen Staaten gibt es spezielle Regelungen, wonach eine Arbeitserlaubnis für das Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, auch dann erforderlich ist, wenn der Arbeitnehmer von seinem Herkunftsland aus arbeitet.
Das bedeutet: Es muss je nach Herkunftsland des Remote-Arbeitskräfte überprüft werden, ob eine Arbeitserlaubnis für Deutschland benötigt wird oder nicht. Informationen dazu erhalten Sie bei den zuständigen nationalen Behörden.
2. Sozialversicherungsrechtliche Aspekte beachten
Darüber hinaus sind bei dieser Beschäftigungsform steuer- und sozialversicherungsrechtliche Gesichtspunkte zu beachten. Eine wichtige Rolle spielen dabei die sogenannten Sozialversicherungsabkommen, die Deutschland auch mit zahlreichen Staaten abgeschlossen hat, die außerhalb der EU bzw. außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) liegen. Diese Abkommen dienen dazu, die Nachteile abzumildern, die durch die Beschäftigung in Staaten mit unterschiedlichen Sozialversicherungssystemen entstehen können.
Derzeit bestehen Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und folgenden Drittstaaten: Albanien, Australien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Chile, China, Indien, Israel, Japan, Kanada und Quebec, Kosovo, Marokko, Moldau, Montenegro, Nordmazedonien, Philippinen, Serbien, Südkorea, Tunesien, Türkei, Uruguay, USA.
Wettbewerbsvorteil durch Remote Work?
Durch grenzüberschreitende Remote Work wird den Beschäftigten die Möglichkeit eröffnet, von ihrem Wohnort aus zu arbeiten und ihren Lebensmittelpunkt beibehalten zu können. Durch Remote Work können sich deutsche Unternehmen wertvolle IT- Fachkräfte sichern, was ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein kann. Die Kehrseite der Medaille: Die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen können komplex sein, weil auch die Rechtslage im jeweiligen Herkunftsland beachtet werden muss. Damit müssen sich die Unternehmen unbedingt im Vorfeld befassen und sich entsprechend informieren.
Über die rechtlichen und steuerlichen Fragen hinaus sollten Sie sich auch in anderen Bereichen gut auf das Modell Remote Work vorbereiten. Achten Sie darauf, dass die technischen Voraussetzungen für eine gute und reibungslose Kommunikation (stabile Internetverbindung etc.) stimmen. Bedenken Sie, dass es hin und wieder notwendig sein kann, dass der Remote-Mitarbeiter persönlich vor Ort in Deutschland erscheint, was wiederum Kosten für die Anreise, Unterkunft etc. verursacht.
Außerdem sollten auch Remote-Mitarbeiter zumindest mit den Grundzügen der Unternehmenskultur vertraut gemacht und in diese Kultur integriert werden. Helfen können dabei geeignete (Online-)Veranstaltungen, in denen den ausländischen Arbeitnehmern die Gepflogenheiten und Wertvorstellungen des Unternehmens sowie eventuell bestehende Compliance-Richtlinien vermittelt werden.
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